لازم به ذکر است سند عادی در داشتن امضاء، لزوم تبعیت از قوانین، اخلاق حسنه و نظم عمومی با سند رسمی مشترک و از حیث تشریفات تنظیم، از لحاظ ارزش و اعتبار قانونی، از حیث امکان تعرض یا عدم آن، از حیث حدود اعتبار و از نظر قدرت اجرا با سند رسمی تفاوت دارد. به عنوان مثال، چنانچه مستندخواهان یا خوانده در مقام دعوی یا دفاع، سند عادی باشد، هریک از آن ها در صورت لزوم مکلف به ارائه اصل سند عادی است. در حالی که اگر مستند آن ها سند رسمی باشد، ارائه تصویر مصدق و یا رونوشت سند رسمی کفایت می‌کند و ارائه دهنده را بی نیاز می‌سازد.
ضمنا ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی در مورد اعتبار تاریخ سند رسمی و امتیاز آن بر تاریخ مندرج در سند عادی، مقرر می‌دارد : «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است، حتی برعلیه اشخاص ثالث، ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاص که شرکت در تنظیم آن ها داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است». علت بی اعتباری تاریخ تنظیم اسناد عادی در برابر اشخاص ثالث، به عدم ثبت رسمی این گونه اسناد باز می‌گردد و در نقطه مقابل؛ آنچه باعث اعتبار تاریخ سند رسمی در برابر اشخاص ثالث می شود، همان رسمی بودن آن ها است. در واقع، سند رسمی به لحاظ رسمیت خود، حتی در استناد به تاریخ تنظیم آن دارای اعتباری است که در سند عادی وجود ندارد و اعتبار موصوف، حتی اشخاص ثالث را نیز در بر می‌گیرد.
بدون شک هدف از تأسيس سند رسمی به معنای خاص، دادن اصالت و اعتبار به عقد یا ایقاع موضوع آن سند و همچنین اعطای تضمیم های لازم به طرفین سند رسمی است، تا در صورت لزوم بتوانند به آن استناد نمایند. در صورت استناد به سند رسمی، دادرس از درستی ادعای شخص استناد کننده اطمینان می‌یابد و با قطعیت مبادرت به صدور رأی می‌کند. ویژگی مذکور، مبین قدرت اثباتی سند رسمی است. همچنین دامنه قدرت اثباتی سند رسمی محدود به آنچه گفته شد محدود نمی شود. سند رسمی حتی در دعاوی و شکایات و اختلاف میان دیگران نیز که در مراجع قضایی یا اداری مورد رسیدگی قرار می‌گیرد، از طرف شخص ثالث قابل استناد است.
نکته آخر اینکه سند چه رسمی و چه عادی در روابط حقوقی از دو جانبه قابل استفاده است: یکی به عنوان وسیله و دلیلی برای اثبات یک مطلب و دیگری به عنوان وسیله ای برای انشای یک عقد یا ایقاع. البته باید توجه داشت که در خصوص وسیله انشاء بودن سند، آنچه اهمیت دارد خصوصیت کتابت است و نه خصوصیت سند بودن، به عبارت دیگر سند به عنوان مطلق دلیل کتبی مطرح است.[۷۸]
۲-۲ بخش دوم : سند الکترونیکی
استفاده از ابزارهای الکترونیکی در انعقاد قراردادها، پدیده نوینی نیست؛ سالهاست که تجار با بهره گرفتن از تلفن تلگرام و تلکس و … قرار دادهای خود را منعقد می‌کنند؛ اما ظهور رایانه در قرن بیستم شتابی افزون تر و ابعادی گسترده تر به این امر داده است. با پذیرش قانون نمونه آنسیترال در مورد تجارت الکترونیکی، کمیسیون حقوق تجارت بین‌الملل سازمان ملل متحد تصمیم گرفت تا موضوعات مربوط به امضای الکترونیکی و مراجع گواهى را در دستور کار خود قرار دهد. این کمیسیون در ۵ جولاى ۲۰۰۱، قانون نمونه آنسیترال در مورد امضاهای الکترونیکی را همراه با راهنماى اجراى قانون مورد تصویب قرارداد تا برای دولت‌هایی که با سیستم‌های اقتصادی، اجتماعی و حقوقی مختلف جهت توسعه روابط اقتصادی بین‌المللی اقدام می‌کنند؛ استفاده از امضاهای الکترونیکی را در یک روش قابل قبول تسهیل نماید. وجه مشترک بیشتر نظام‌های حقوقی و نیز قوانین نمونه و ارشادی که در این باره تصویب شده است مبتنی بر «نوشته» دانستن «داده پیام» و منع عدم پذیرش «داده پیام» به صرف شکل و قالب آن است. ضمن این که قواعدی برای تضمین اصالت، صحت و در مجموع قابل اعتماد ساختن دلیل الکترونیکی تنظیم شده است.
در حوزه اقتصاد، تجارت، بازار کسب و کار و همچنین در زمینه تعهدات و قراردادهای حقوقی، آینده نگری و آمادگی برای مواجهه با شرایط جدیدی که در پرتو پیشرفت های فنی و فناوری های نو حاصل می شود، شرط ضروری موفقیت برای فعالان اقتصادی و مشاوران آن ها می‌باشد. اگر بگوییم فناوری اطلاعات و ارتباطات و الکترونیکی شدن، نه تنها صنعت، اقتصاد و تجارت را تحت تاثیر قرارداده، بلکه تمامی عرصه های اجتماعی و سیاسی را تحت سیطره خود گذارده است، سخنی گزاف نگفته ایم. بنابرین پرداختن به مسائل حوزه اسناد الکترونیکی و اطمینان از امنیت این نوع از اسناد در قراردادهای بین‌المللی و برقراری روابط تجاری مطمئن، امری ضروری است؛ به نحوی که می توان گفت بدون وجود اعتبار این اسناد، هیچ دعوایی سرانجام ندارد.
الکترونیک و فناوری اطلاعات نه تنها با ورودش به دنیای تجارت موجب تأسيس تجارت الکترونیکی و اسناد تجاری مربوط به آن شده است، بلکه نهاد سردفتری را به عنوان متولی تنظیم و ثبت سند رسمی اسناد، تحت تاثیر قرار داده است. بنابرین امروزه فرایند سنتی ثبت رسمی اسناد به فرآیندهای الکترونیکی تغییر یافته است. فلذا حقوق هم از این تغییر و تحولات بی بهره نبوده است و به فراخور این تغییرات بنیادین، طبعا حقوق دانان نیز همانند متخصصین دیگر رشته ها، باید برای هماهنگی با این فناوری و عقب نماندن از آن، به ارائه ضوابط، اصول و قواعد حقوقی جهت پیشگیری و یا حل و فصل اختلافات ناشی از این تغییرات بپردازند. در این بخش که یکی از مهمترین و اساسی ترین قسمت های کتاب حاضر است، ابتدا به تعریف پدیده ای نوین، به نام سند الکترونیکی (۲-۲-۱) می پردازیم و سپس به مطالعه اقسام سند الکترونیکی اعم از رسمی و عادی (۲-۲-۲) و در نهایت به بیان ارزش اثباتی اسناد الکترونیکی (۲-۲-۳) خواهیم پرداخت. لازم به ذکر است که در هریک از قسمت ها مطالعه تطبیقی صورت خواهد گرفت.
۲-۲-۱ تعریف سند الکترونیکی
رکن نوشته بودن سند چنان توصیف شده که نوشته، در حکم عَرَضی است که بر موضوعی عارض می شود و موضوع این عَرَض، می‌تواند هر چیزی باشد که بر روی آن نوشته نقش بسته باشد؛ کاغذ، چوب، آهن، سنگ و یا هر ماده دیگری که قابل پذیرفتن نقش باشد می‌تواند معروض نوشته باشد یعنی جسمی باشد که روی آن نوشته نقش بندد[۷۹]. بموجب گسترش استفاده از وسایل الکترونیکی و ورود آن ها در زندگی اجتماعی، امور دولتی و شخصی، صفحات الکترونیکی جدیدترین محمل و رسانه ای است که بشر برای ثبت و ضبط رویدادها و اطلاعات به کار می‌برد با این تفاوت که این صفحات بر خلاف صفحات نوشته های معمولی، ایستا و ثابت نیستند بلکه پویا و قابل تغییر شکل بوده و در اصطلاح گفته می شود که صفحات الکترونیکی توانایی تعامل و میان کنشی با استفاده کننده را دارند[۸۰]. این اسناد که گاه بر صفحه نمایشگر رایانه نقش می بندند و گاه از طریق امواج مخابراتی به مقصد خود فاکس می‌شوند، نوع جدیدی از اسناد هستند که هنوز در ادبیات حقوقی ما جایگاه در خور و شناخته شده ای پیدا نکرده اند[۸۱]. در ادامه به تعریف سند الکترونیکی در حقوق ایران(الف) و سایر کشورها(ب) خواهیم پرداخت.
۲-۲-۱-۱ تعریف سند الکترونیکی در حقوق ایران
