مدیریت زنجیره‌ تأمین جریان مواد اولیه و اطلاعات و نقدینگی را از فروشنده به مشتری و برعکس مورد توجه قرار می­دهد. مشخصه کلیدی کسب و کار زمان حاضر، این ایده است که زنجیره‌ تأمین است که رقابت می­ کند نه شرکت ها و موفقیت یا شکست زنجیره‌ تأمین در بازار نهایتاًً توسط مشتری نهایی تعیین می­ شود و تدارک محصول مناسب در زمان مناسب برای مشتری تنها اهرم موفقیت رقابتی نیست بلکه کلید بقا ‌می‌باشد. ‌بنابرین‏ رضایت مشتریان و درک بازار، عوامل مؤثری در هنگام تدوین استراتژی زنجیره‌ تأمین می­باشند (حاجی آقا بزرگی امیری، ۱۳۸۶).

به طور خلاصه مدیریت زنجیره‌ تأمین، نتیجه تکاملی مدیریت انبارداری است. کارشناسان با مطالعه در زمینه رابطه داخلی بین انبارداری و حمل و نقل و نیز یکپارچه ‌سازی آن ها، قادر به کاهش موجودی خود شدند. حاصل این مطالعات، “‌مدیریت توزیع” نام گرفت. بعدها، با اضافه شدن مباحث مدیریت ساخت، تدارکات و سفارش‌ها به مدیریت توزیع، مفهوم “‌ لجستیک” پدید آمد. زنجیره‌ تأمین، نتیجه به هم پیوستن حلقه‌های عملیاتی مختلف است که در ابتدای آن، عرضه‌کنندگان و در انتهای آن مشتریان قرار دارند (معصومى، ۱۳۷۷: ۸۸).

نقش ارتباطات و اطلاعات در بخش های تدارکاتی سازمان

رگ حیاتی هر سازمان، شبکه اطلاعاتی آن سازمان است. زیرا تصمیم گیری درست و به موقع بستگی به اطلاعات داده شده دارد و داشتن ارتباط با قسمت های مختلف و دریافت اطلاعات دقیق و مناسب همیشه مشکل مدیران و کاربران برای اتخاذ تصمیمات و اجرای عملیات مختلف بوده است.

تبادل اطلاعات بین بخش ها و واحدهای مختلف یک سازمان مبنای یک نظام ارتباطی درست و یک نظام اطلاعاتی مناسب به شمار می رود. ‌در مورد تامین نیازمندی های سازمان نیز، بخش های مختلف یک سازمان یا کارخانه دارای اطلاعاتی هستند که می‌تواند در عملکرد بخش خرید مؤثر واقع شود. لذا در بخش خرید هم برای ایفای وظایف خود به نحو صحیح و مناسب، همانند هر زیر نظام دیگری محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که باید از کلیه قسمت های یک سازمان یا از محیط خارج از سازمان ‌به این بخش برسد.

شناسایی و تعیین منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره و انعکاس آخرین تغییرات در آن ها در واحد تدارکات، اهمیت بسزایی دارد و در تهیه و تامین کالاها و مواد مورد نیاز، کمک و تسهیل شایان توجهی می‌کند. به منظور دستیابی به عرضه کنندگان خارجی و شناسایی منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان خارجی و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره، از طریق سفارتخانه های خارجی، نشریات، راهنمای صادرات، اتاق های بازرگانی کشورها، نمایشگاه ها، ارتباط مستقیم با فروشندگان، اینترنت و … می توان اقدام کرد (کاظمی، ۱۳۸۹).

اطلاعات یک نقش بهینه و پیشرو در تمام عملیات زنجیره تامین بر عهده دارد. توسعه فناوری اطلاعات روش هایی را که سازمان ها از طریق مدیریت زنجیره تامین به مزیت رقابتی دست می‌یابند را تغییر داده است و سازمان ها و شرکت های موفق همیشه فناوری اطلاعات را جهت توسعه استراتژی های کسب و کار خود به کار گرفته اند که تاثیر بسزایی نیز بر کل زنجیره تامین دارد (درودچی، نیک مهر، ۱۳۸۶).

اطلاعات یک محرک کلیدی زنجیره تأمین است زیرا می‌تواند به عنوان چسباننده تمام محرک های زنجیره تأمین را برای کار با یکدیگر هماهنگ کند. اطلاعات بر روی عملکرد زنجیره تأمین اثر زیادی دارد زیرا پایه و اساسی را فراهم می‌کند که در آن فرآیندهای زنجیره تأمین اجرایی می شود و مدیران بر اساس آن تصمیم گیری می‌کنند. بدون داشتن اطلاعات، یک مدیر نمی تواند خواسته های مشتریان را بداند و اینکه چه مقدار موجودی در انبار است و چه زمانی محصول بیشتر بایستی تولید شود یا در شرکت حمل شود. به طور خلاصه مدیر بدون اطلاعات تصمیم گیری کورکورانه می‌گیرد. ‌بنابرین‏ اطلاعات یک دیدی را در زنجیره تأمین به مدیر می‌دهد که او را قادر می‌سازد تا تصمیماتی بگیرند که باعث بهبود عملکرد زنجیره تأمین شود (چوپرا، سونیل^[۱۲۰]. ۲۰۰۰). همان طور که اشاره گردید سیستم پیوسته و یکنواخت کالا، در شرکت های زیرمجموعه صنعت نفت استفاده می‌شود که در شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی نیز پس از فراهم نمودن مقدمات کار آن در سال های قبل، اجرای آن از ابتدای سال ۱۳۸۶ آغاز و جایگزین سیستم قبلی مینتا^[۱۲۱] شد. البته هدف از پژوهش حاضر مقایسه این دو سیستم مذکور نیست و فقط در ذیل توضیحات مختصری جهت آشنایی کلی در ارتباط با این سیستم ارائه می‌گردد.

بر اساس اسناد فنی شرکت توتال پارس جنوبی (۱۳۸۱)، نرم افزارمینتا، توسط شرکت فرانسوی اپاو^[۱۲۲] جهت برنامه ریزی و کنترل تعمیرات و همچنین ایجاد تسهیلات لازم در امر خدمات پشتیبانی و لجستیک، کنترل انبارها و ایجاد بازخورهای لازم در تهیه گزارشات مدیریت به سفارش شرکت توتال^[۱۲۳] فرانسه تهیه و در اختیار شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی قرار داده شد. خصوصیات و قابلیت های سیستم مینتا در دو بخش برنامه‌ریزی تعمیرات و بخش امور کالا و لجستیک مورد استفاده می‌باشد. در اینجا از میان مشخصات و جنبه‌های مهم این نرم افزار شامل: خصوصیات ساختاری و اجرا، خصوصیات و قابلیت های تعمیرات و خصوصیات و قابلیت های کالا و لجستیک، فقط آخرین مورد مرتبط با موضوع به اجمال بررسی می شود. مسئولیت اداره تدارکات و امور کالا امکان مدیریت و کنترل موجودی های انبار و تهیه مواد و قطعات هم از طریق اقلام انبار و هم خرید مستقیم تعریف شده است که اهم وظایف در نظر گرفته شده شامل موارد زیر است:

• • مدیریت مواد و قطعات به وسیله خانواده متعلق به آن

• • مدیریت موجودی انبار به وسیله انبارهای متعدد

• • تجدید سفارشات به صورت اتوماتیک

• • تجزیه و تحلیل موجودی انبار و گزارش دهی

• • تحصیل و خرید مواد و موجودی ها

• سیستم چند ارزی^[۱۲۴]

در سیستم مینتا، کلیه عملیات کالا و لجستیک شامل دو گروه اصلی می‌باشد که عبارتند از:

الف- مدیریت کالا و انبار

ب-تامین و تهیه کالا

در سیستم مینتا، سه دسته کد برای کالاها منظور گردیده که شامل:

۱-اقلام موجودی انبار^[۱۲۵]

اقلامی که جزء موجودی انبار بوده و با علامت اختصاری ST، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (۶ کاراکترST+).

۲- اقلام خرید مستقیم^[۱۲۶]

اقلامی که به طور مستقیم توسط واحدهای مصرف کننده درخواست شده و مورد استفاده قرار می گیرند، هرگز در انبار نگهداری نمی شوند و بلافاصله بعد از خرید کالا و دریافت آن توسط انبار برای درخواست کننده فرستاده می‌گردد. این اقلام با علامت اختصاری DP، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (۶ کاراکترDP+).

۳- اقلام خدماتی^[۱۲۷]

اقلامی که برای درخواست کارهای خدماتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این اقلام با علامت اختصاری SE، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (۶ کاراکترSE+). جهت کدگذاری در سیستم مینتا، از فرمهای:SICUF^[128] وDICUF^[129] استفاده می شود.