۲-۲-۴-۳- راهکارهای کنترل مدیر جهت جلوگیری از ایجاد هزینه های نمایندگی
ایجاد روش‌های کنترل یکی از یافته های مهم نظریه نمایندگی این است که به منظور کاهش اثرات عدم تقارن اطلاعات، یعنی نماینده و مالک، انطباق اهداف و جلوگیری از منافع شخصی مدیر، باید روش‌های کنترل مناسبی در سازمان ایجاد گردد. سه نوع راهکار مهم جهت کنترل نماینده وجود دارد: ۱٫ راهکارهای مالی؛ ۲٫ مکانیسم‌های نظارتی (اخطاردهنده[۲۸]) و ۳٫ تنظیم قراردادهای انگیزشی.
راهکارهای مالی: اولین مکانیسم مهم کنترل، استفاده از روش‌های مالی است. یکی از مهم‌ترین این روش‌ها «بودجهبندی مشارکتی[۲۹]» است که در آن مدیر (نماینده)، داوطلبانه در فرایند تهیه و تنظیم بودجه مشارکت می‌کند و اطلاعات داخلی و گاهی محرمانه خود را در راستای تنظیم بودجه و استانداردها داوطلبانه افشا می‌کند. دلایل متعددی برای افشای داوطلبانه اطلاعات، توسط نماینده وجود دارد. همکاری، ارائه حسن نیت، آیندهنگری، کاهش ریسک آینده، تنظیم معیارها و استانداردهای مطلوب‌تر جهت ارزیابی عملیات و تأمین منافع شخصی، ازجمله دلایل شرکت داوطلبانه نماینده در فرایند بودجهبندی می‌باشد. برای آنکه اطلاعاتی که نماینده در جریان تهیه و تنظیم بودجه ارائه می‌کند، دارای ارزش باشد، باید به دو جنبه مهم بودجه توجه شود: ۱٫ جنبه رفتاری که در آن بودجه تحت تأثیر رفتار و اعمال تهیه‌کنندگان قرار می‌گیرد و همچنین پس از تنظیم، رفتار دیگران را در راستای آن تنظیم می‌کند ۲٫ جنبه اقتصادی که منابع اقتصادی و مالی شرکت را به گونه بهینه و منطبق با اهداف از قبل تعیین‌شده تخصیص می‌دهد. هنگامی که مدیر در بودجهبندی مشارکتی شرکت می‌کند، به‌احتمال‌زیاد باعث افزایش رضایت خاطر شغلی، انطباق اهداف، بهبود رفتار سازمانی و افزایش امنیت شغلی وی می‌گردد. پس این مشارکت، ازنظر رفتاری مثبت است؛ اما مشارکت مدیر در بودجه از دید اقتصادی، می‌تواند مثبت یا منفی باشد؛ بسته به اینکه اطلاعاتی که مدیر ارائه می‌دهد، دارای ارزش باشد یا خیر. پژوهشگران حسابداری مدیریت سعی نموده‌اند با ارائه مدل‌های ریاضی، شرایطی را تعیین کنند که ارزش افشای داوطلبانه مدیر ازنظر اقتصادی، مثبت باشد.
راهکارهای نظارتی: سهامدار می‌تواند راهکاری را در سازمان به کار گیرد تا از منافع شخصی مدیر تا حد زیادی جلوگیری نماید. حسابرسی توسط اشخاص مستقل، به عنوان یکی از راهکارهای مهمی است که در راستای انطباق اهداف سهامدار و مدیر می‌تواند به‌کاربرده شود (نگ و آنتل، ۱۹۸۲). بنابرین، نظریه نمایندگی یکی از دلایل انجام حسابرسی در سازمان را فراهم می‌سازد. از طرف دیگر، تئوری نمایندگی سعی نموده است از طریق ریاضیات و با لحاظ نمودن حالت‌های مختلف نمایندگی، نشان دهد که چرا روابط مختلف نمایندگی ایجاب می‌کند که راهکارهای کنترل متفاوتی به کار گرفته شود. کاربرد این نظریه نشان می‌دهد که اثربخشی راهکار نظارتی وقتی زیاد می‌رود که وظیفه مدیر، به گونه مشخص و دقیق در قرارداد گنجانیده شود و اطلاعات در دسترس باشد. از طرف دیگر اگر این شرایط فراهم نباشد، راهکار کنترل دیگری یعنی تنظیم قراردادهای انگیزشی باید انجام گیرد.
قراردادهای انگیزشی: در قراردادهای بدون انگیزش، مدیر فقط حقوق و دستمزد دریافت می‌کند. در این حالت، ممکن است وی جهت افزایش ثروت سهام‌داران و ارزش سازمان تلاش ننماید؛ زیرا این‌گونه قراردادها بدون انگیزش لازم برای این کار است. بنابرین، جهت ایجاد انگیزه، باید از قراردادهای انگیزشی استفاده شود. قراردادهای انگیزشی، سومین راه کنترل در راستای انطباق اهداف به شمار می‌روند. در این‌گونه قراردادها پاداش مدیر بستگی به ارزیابی عملیات وی دارد؛ هرچه پاداش بیشتر وابسته به معیارهای اندازه‌گیری عملیات مدیر باشد، انگیزه مدیر برای دسترسی به معیارهای از قبل تعیین‌شده ارزیابی عملیات بیشتر است. در نتیجه، احتمال رسیدن به انطباق اهداف نیز بیشتر می‌گردد. به منظور انطباق اهداف و ایجاد انگیزه بیشتر برای مدیر، از اعطای سهام جایزه‌ای به مدیر می‌توان استفاده کرد. البته این روش باعث ایجاد هزینه اختلاف ریسک بین سهامدار و مدیر می‌گردد. مدیر که طبق نظریه نمایندگی ریسک گریز است، با دریافت سهام، ریسک بیشتری را که ناشی از تغییرات قیمت سهام است متحمل می‌رود، وقتی‌که حقوق و دستمزد وی بر اساس قیمت سهام باشد. در این حالت، به منظور جبران این ریسک، قرارداد استخدامی باید حقوق و دستمزد مورد انتظار مدیر را افزایش دهد. از طرف دیگر به منظور کاهش ریسک، مدیر ممکن است از اجرای طرح‌های ریسکی با بازده بالا که منافع سهامدار را تأمین می‌کند، خودداری کند. مشکل دوم سهام جایزه‌ای این است که ممکن است هیچ گونه رابطه مستقیمی بین قیمت سهام و سعی و کوشش مدیر وجود نداشته باشد؛ در این صورت اگر قیمت سهام به علت عوامل غیرقابل‌کنترل توسط مدیر، افزایش پیدا کند، در آن صورت، سهم مدیر نیز افزایش می‌یابد، در حالی که سعی و کوشش وی اضافه نشده است. افزایش سهم مدیر، با کاهش سهم مالک نیز همراه خواهد بود. عکس این حالت نیز ممکن است اتفاق افتد؛ یعنی با کاهش قیمت سهام، سهم مدیر نیز کاهش یابد حتی اگر سعی و کوشش وی افزون‌شده باشد.
