یک فرم ارسال پرونده به دبیرخانه کمیسیون نیز بر اساس آئین نامهء مذکور پیش‌بینی است که پرونده و برگ اعتراض به پیوست آن از سوی شهرداری به دبیرخانه کمیسیون ارسال می شود.
۲-۳- فرم ارسال پرونده به دبیرخانه کمیسیون ماده ۷۷
دبیرخانه محترم کمیسیون ماده ۷۷ قانون شهرداری
به پیوست یک جلد پرونده عوارض …………………………………… مربوط به مؤدی، شخص حقیقی: آقای ……………………………../ شخص حقوقی: آقای……………………….سمت ……………………………شامل موارد ذیل ارسال می‌گردد. خواهشمند است دستور فرمایید در جلسه هیئت حل اختلاف کمیسیون ماده ۷۷ مطرح و نتیجه را اعلام نمایید.
شهردار……………………………
-
- نوع عوارض……………………………مستند وصول عوارض:
-
- نحوه محاسبه (خلاصه)
-
- یک برگ پیش آگهی ابلاغ شده به مؤدی:
-
- یگ برگ اخطاریه ابلاغ شده به مؤدی:
-
- اعتراضیه مؤدی (در صورت اعتراض)
- یک برگ دعوت نامه کتبی از مؤدی:
در هر صورت، مؤدی بعد از اطلاع از میزان عوارض، چنان که اعتراضی داشته باشد باید آن را به صورت کتبی تنظیم و با تاریخ و امضاء به دبیرخانه کمیسیون تسلیم نماید. قوانین و مقررات مربوطه در ارتباط با شکل دادخواست و شرایط آن ساکت است و احتمالاً تشریفات خاصی مد نظر نبوده است و مؤدی می‌تواند با ذکر نام و مشخصات و آدرس خود، اعتراض خود را به کمیسیون تسلیم کند. در اینکه آیا دادخواست رسیدگی می‌تواند شفاهی باشد یا خیر جای تردید وجود دارد و معمولاً در دعاوی حقوقی پذیرفته نمی شود. در اینکه آیا وکیل مؤدی می‌تواند دادخواست را تنظیم و با اعضای خود تسلیم نماید، اصولاً نباید منعی وجود داشته باشد.
دفتردار دبیرخانهء کمیسیون یا هر شخصی که متصدی دریافت شکایات است، لازم است دادخواست را در زمان دریافت از حیث مشخصات و آدرس کنترل نموده و چنان که از این حیث ناقص باشد به خواهان تذکرات لازم را بدهد تا نسبت به اصلاح و تکمیل آن اقدام نماید. چنان که دادخواست از نظر مشخصات و آدرس تکمیل باشد دفتردار باید دادخواست را ثبت و رسیدگی به خواهان تحویل نماید. سرعت رسیدگی در کمیسیون ایجاب می‌کند که از پذیرش دادخواست های بدون نام و نشانی و سپس الصاق آن به دیوار خوداری شود بهتر است در همان ابتدای دریافت دادخواست تکلیف آن از این حیث مشخص شود.
در مورد تعداد نسخه های دادخواست، مقررات خاصی وجود ندارد اما بهتر است در دو نسخه تهیه شود تا ابلاغ آن به شهرداری به سهولت امکان پذیر باشد (البته در عمل برگ اعتراض به شهرداری تسلیم می شود که خلاف اصل است) اما چنان که در یک نسخه ارائه شود دفتر دار کمیسیون می‌تواند یک کپی از آن فراهم و به شهرداری ابلاغ نماید و سخت گیری بی مورد سرعت رسیدگی در کمیسیون را کاهش خواهد داد.
سرعت رسیدگی در کمیسیون ایجاب می‌کند که دفتر دار کمیسیون در حین ثبت دادخواست چنان که متوجه نقایصی بشود که مانع از رسیدگی است، در همان زمان از خواهان رفع آن ها را بخواهد. اما به منظور حسن جریان امور بهتر است بعد از ثبت دادخواست، درمدت معقول (در دادگاه های حقوقی ۲ روز) دادخواست از سوی دفتر دار بررسی شود و چنان که موارد نقصی پیدا شود که مانع از رسیدگی باشد، لازم است دفتر دار نقایص را به خواهان ابلاغ نماید و از او بخواهد که در مهلت مناسب آن ها را رفع نماید. عدم رفع نقایص در مهلت مقرر می‌تواند منجر به توقیف دادخواست بشود. با توقیف دادخواست، متعرض اصولاً باید بتواند تا زمانی که مهلت اعتراض اصلی تمام نشده است، نسبت به تکمیل دادخواست خود اقدام نماید که در این صورت دادخواست او به جریان می افتد ولی با اتمام مهلت اصلی اعتراض، معترض دیگر نخواهد توانست نسبت به تکمیل دادخواست اقدام نماید و دوباره نیز نمی تواند دادخواست دیگری تسلیم نماید.
در عمل بررسی نقایص بر اساس فرم چک لیستی که در «آئین نامهء اجرایی وصول عوارض و درآمد و بهای خدمات شهرداری» مقرر است، از سوی دبیرخانهء کمیسیون به عمل می‌آید و در صورت وجود نقایص آن را به شهرداری عودت می‌دهد تا نسبت به تکمیل آن اقدام نماید. این امر به این دلیل است که پرونده از سوی شهرداری به کمیسیون ارسال می شود. دبیرخانه اصولاً باید بتواند راساً از مؤدی بخواهد تا نقایصی را که مربوط به مؤدی است برطرف نماید.
معنی در ارتباط با طرح دعاوی متعدد بویژه در زمانی که دعاوی در ارتباط کامل با هم باشند، وجود ندارد اما در مواردی که چنین ارتباطی کامل وجود نداشته باشد طرح دعاوی متعدد دریک دادخواست ممکن است اشکالاتی در فرایند رسیدگی ایجاد کند برای مثال ممکن است دادخواست همچنین دارای آثاری نسبت به اصحاب دعوا است که این امر موجب می شود خواهان نتواند همواره در هر مقطعی حق استرداد دعوا را داشته باشد. برای مثال آیا مؤدی معترض می‌تواند دادخواست خود را بعد از پایان دادرسی وقبل از صدور رأی مسترد نماید؟ منع قانونی در این ارتباط وجود ندارد اما در دعاوی مدنی در دادگاه ها چنین حقی برای خواهان وجود ندارد مگر با شرایطی.
دادخواست خواند را مکلف به پاسخ می کند که در اینجا شهرداری باید در ارتباط با دعوای مطرح شده پاسخ خود را ارائه دهد اما عدم پاسخ شهرداری مانع از رسیدگی و تصمیم گیری نخواهد بود. کمیسیون در صورت خودداری شهرداری از پاسخ، چنانچه ادعاهای خواهان با توجه به محتویات پرونده و قانون، در مجموع وارد باشد، اقدام به صدور حکم به نفع او می کند.
-
- دفاع خوانده
- دفاع به معنی همه راه ها و روش هایی است که در قانو و مقررات پیش‌بینی شده و خوانده می‌تواند از آن ها برای بازداشتن خواهان از رسیدن به خواسته اش استفاده نماید. دفاع ممکن است به این سه شکل انجام می شود: ایرادات (دفاع شکلی)، دفاع به معنای اخص (دفاع ماهوی) و دعوی متقابل. رسیدگی در کمیسیون، از نوع کتبی است و با تبادل لوایح کتبی صورت می‌گیرد و طرفین جهت استماع دعوت نمی شوند. دعوای متقابل در این دعاوی موضوعیت پیدا نمی کند لذا در اینجا دو شکل دفاع یعنی ایرادات (دفاع شکلی)، و دفاع به معنای اخص (دفاع ماهوی) مورد بررسی قرار می گیرند.
الف- ایرادات
ایراد، وسیله ای است که خوانده با به کار گرفتن آن سعی در ایجاد مانع اعم از موقتی یا دائمی در جریان رسیدگی برای جلوگیر از پیروزی خواهان دارد، به گونه ای ک مانع از شکل گیری دعوی نسبت به اصل و ماهیت حق مورد ادعای طرف مقابل شود. برای مثال، خواهان به عنوان مؤدی، تقاضای کاهش میزان عوارض را دارد و خوانده (شهرداری) در مقام دفاع اعلام می‌کند که این دعوی متوجه شهرداری نیست.
-
- ایراد صلاحیت مرجع رسیدگی کننده اعم از صلاحیت ذاتی یا صلاحیت نسبی، در مورد صلاحیت ذاتی برای مثال خوانده اعلام می‌کند که دعوا در صلاحیت هیئت های حل اختلاف مالیاتی است. در مورد صلاحیت نسبی کمیسیون ماده ۷۷ امکان ایراد کمتر است زیرا کمتر اتفاق می افتد که دعوای مربوط به عوارض یک شهر در شهر دیگری طرح شود.
-
- ایراد به نداشتند اهلیت، برای مثال شهرداری به عنوان خوانده اعلام می‌کند که خواهان بالغ، عاقل یا رشید نیست و یا اینکه بعلت ورشکستگی حق تصرف در اموال خود را ندارد و یا اینکه مؤسسه ای که شکایت کرده منحل شده است.
