علاوه بر این ساختار سازمانی بین کلیه فعالیت‌ها و اهداف هماهنگی ایجاد می‌کند و یک نظم را جهت دستیابی به اهداف سازمانی به وجود می‌آورد. همچنین معین می‌کند که چه کسی باید در کجا قرار گیرد، با چه کسانی ارتباط برقرار کند و از چه رویه‌ها و روش‌هایی پیروی نماید تا سازمان به اهدافی که دارد، دست یابد. در واقع هدف از ساختار، ایجاد یک الگوی منظم ارتباطات برای دستیابی به اهداف سازمانی است. در واقع می توان گفت هدف از ساختار سازمانی، هماهنگی نیروی انسانی و منابع موجود جهت افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است. ساختار فراگردی مهم در کسب هدف‌های سازمان می‌باشد و نبود ساختار منسجم تشکیلاتی، مهم ترین عامل کمبود کارآمدی سازمان است که موجب نبود روش‌های صحیح انجام کار می‌گردد.

سازمان‌ها دارای انواع مختلفی از ساختار هستند که بر حسب نیاز و با توجه به شرایط آن سازمان به کار می‌رود. صاحب‌نظران انواع و اشکال متعددی از ساختار سازمانی را برشمردند که از جمله ‌می‌توان به طبقه ­بندی برنز و استاکر^[۳۸] (۱۹۶۱)، از ساختار سازمانی به دو نوع مکانیکی و ارگانیکی و یا طبقه ­بندی مینتزبرگ^[۳۹] (۱۹۸۹)، از ساختار سازمانی به پنج نوع ساختار ساده، بوروکراتیک ماشینی، بوروکراتیک حرفه­ای، بوروکراسی بخشی و ادهوکراسی اشاره کرد (هال، ۲۰۰۲؛ مقیمی، ۱۳۸۶). آدلر و بورایز (۱۹۹۶)، نیز با تعیین رسمیت به عنوان بعد اساسی سازمان، ساختار را قابل تفکیک به دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده دانستند. هوی و میسکل (۲۰۰۵ و ۲۰۰۸)، نیز با جمع بندی نظرات صاحب‌نظران قبل از خود و تعیین چهار عنصر اساسی برای ساختار سازمانی یعنی رسمیت، تمرکز، عوامل زمینه­ای و فرایندها، ساختار سازمانی را به دو نوع تواناساز و بازدارنده تفکیک کردند که ویژگی هر کدام به شرح جدول ذیل است (جدول شماره­ ۱).

جدول شماره­ ۱: ویژگی­های ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده

ابعاد
ساختار سازمانی تواناساز
ساختار سازمانی بازدارنده

رسمیت

وجود قوانین و فرایندها­ی منعطف، نگاه به مشکلات به عنوان فرصت یادگیری، تشویقارزش­های متفاوت، ترغیب نوآوری، تقویت اعتماد

وجود قوانین و فرایندها­ی سخت و لایتغیر، نگاه به مشکلات به عنوان مانع، تشویق توافق و اجماع نظر، تنبیه اشتباهات، تقویت سوء­ظن

تمرکز

تسهیل حل مسأله، ارتقای همکاری، تقویت گشادگی و باز­بودن، حمایت از اعضا، تشویق نوآوری، تأکید بر همکاری

الزام به اجرای قوانین (تقاضای اجابت)، تأکید بر کنترل، تقویت بی ­اعتمادی و بسته بودن، مجازات اعضا، سرکوب تغییر، تأکید بر قوانین و بوروکراسی

فرایند

تأکید بر تصمیم گیری مشارکتی، حل مسأله

تأکید بر تصمیم گیری یک طرفه، اعمال (قوانین و فرایندها)

زمینه

وجود اعتماد بین افراد، توسعه اعتماد و اعتبار در کارها، جامعیت، (شکل گیری) احساس قدرت در اعضا

وجود بی ­اعتمادی بین افراد، پیچاندن حقیقت و رواج ‌فریب‌کاری، تعارض، (شکل گیری) احساس عدم قدرت در اعضا

منبع: محترم، ۱۳۹۰

بر اساس جدول شماره فوق، و بنا به نظر هوی و میسکل (۲۰۰۸)، در ساختار تواناساز مراکز آموزشی، قوانین و مقررات بیش از اینکه به عنوان عامل فشار در نظر گرفته شوند، راهنمای حل مسائل محسوب می‌شوند و مدیران بیش از اینکه از سلسله مراتب اختیار و مکانیزم­ های موجود جهت توسعه قدرت خود استفاده کنند، از آن ها جهت حمایت و پشتیبانی از معلمان و زیردستان خود بهره می­ گیرند.

‌بنابرین‏ ساختار سازمانی از جمله عوامل اساسی در شکل­ گیری هر سازمان محسوب ‌می‌باشد (هچ، ۱۳۸۶). ساختار سازمانی با تعیین الگوی منظمی از روابط بین اجزای یک مجموعه جهت رسیدن هدف را فراهم ‌می‌آورد (گرینبرگ و بارون، ۱۹۹۷). ساختار سازمانی جایی است که در آن ارتباطات سازمانی اتفاق می ­افتد. اقدامات سازمانی در آن صورت ‌می‌گیرد (مقیمی، ۱۳۸۷؛ کسری و ‌علی رحیمی، ۱۳۸۸). بنا به نظر شول (۱۹۹۴)، ساختار سازمانی ضمن اینکه تعیین­کننده نحوه­ عملکرد افراد ‌می‌باشد متأثر از آن نیز ‌می‌باشد. لذا بر این اساس ‌می‌توان چنین بیان نمود که ساختار سازمانی عبارت است از وسیله یا ابزاری پیچیده برای کنترل که در فرایند روابط متقابل اعضا به وجود می ­آید و به صورت دائم تجدید می­گردد و در عین حال تعیین­کننده روابط متقابل آن ها نیز می­­باشد.

علاوه بر این سیرت^[۴۰] و مارچ^[۴۱] (۲۰۰۷)، نیر ساختار سازمانی را الگو و نقشه­ی ارتباطات و تعاملات میان بخش‌ها و اجزای یک سازمان می­دانند که تعیین­کننده روابط رسمی و غیررسمی نیز ‌می‌باشد. با نظریه مطالب یاد شده در بالا ساختار سازمانی به عنوان کانالی بسیار منظم جهت انتقال اطلاعات محسوب می­ شود که فراهم آوردن امکان دستیابی به اهداف سازمانی را به دنبال دارد (هال^[۴۲]، ۲۰۰۹).

ویژگی‌های ساختار سازمانی و تواناساز و بازدارنده

محققان و صاحب­نظران با مقایسه­ دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده ویژگی‌های به شرح زیر برای هر کدام از انواع ساختار سازمانی نام بردند. در حالی که ساختار سازمانی بازدارنده به مسائل و مشکلات به عنوان تهدیدی علیه سازمان نگریسته می­ شود و در صورت مشاهده­ کم­کاری به تنبیه و مجازات افراد پرداخته می­ شود (هوی و سوئیتلند، ۲۰۰۰ و ۲۰۰۱؛ آرجس^[۴۳]،۱۹۹۱) در ساختار سازمانی تواناساز ضمن اینکه به مشارکت و همکاری افراد و فراهم آوردن زمینه­ای نوآوری و خلاقیت توجه می­ شود. هم به مسائل به عنوان فرصتی برای رشد نگریسته می­ شود و هم با تأکید ‌بر قوانین و فرایندهای منعطف، زمینه­ افزایش اعتماد، انگیزه، تعهد و وفاداری افراد نسبت به یکدیگر فراهم می ­آید (هوی و سوئیتلند، ۲۰۰۱؛ آدلر و بورایز ۱۹۹۶؛ هوی و میسکل، ۲۰۰۸).

در ساختار بازدارنده سلسله مراتب مانع نوآوری و خلاقیت است و مدیران از قدرت خود به منظور کنترل و دستوردهی به زیردستان استفاده ‌می‌کنند. بر این اساس در سازمان­ها و به خصوص در آموزش عالی که امور حرفه­ای به شیوه­ای متمرکز کنترل می­ شود (ساختار بازدارنده) علاوه بر اینکه یاددهندگان مجبور به اجرای استانداردهای تعیین­شده از سوی مدیران خود می­باشند (هوی و همکاران، ۱۹۸۳). برعکس در ساختار تواناساز ضمن اینکه مدیران و زیردستان از جایگاه خود آگاه می­باشند. ادغام اقتدار و اختیار افراد نسبت به یکدیگر و سازمان احساس اعتماد و امنیت ‌می‌کنند و هم برای به کارگیری قدرت در نقش خود توانمند می­باشند و جهت حل مسائل به یکدیگر کمک ‌می‌کنند (معینی، ۱۳۹۰).